Fini le temps où les réunions à distance étaient réservées à quelques technophiles confirmés. Aujourd’hui, les conférences téléphoniques sont devenues des rituels appréciés pour leur côté vivant. A condition que bon sens et rigueur soient au rendez-vous.
Voici quelques clés pour devenir un vrai pro des réunions virtuelles.
1. Eviter les sujets stratégiques
Pas de réflexions stratégiques par le biais du téléphone. Si chaque participant doit prendre la parole pendant 2 à 3 minutes, exprimer sa vision de choses et de l’avenir, c’est le meilleur moyen pour que tout le monde s’endorme à l’autre bout du fil. La conf call est en revanche l’outil idéal lorsqu’il s’agit de faire un bilan d’étape sur l’avancement d’un gros projet ou de résoudre un problème précis. Par exemple, de nombreuses entreprises y ont recours pour être le plus réactives possibles sur des appels d’offres ou apporter des compléments de dernière minute dans une proposition commerciale.
2. Être ponctuel
Les habitués des conf call recommandent une recette infaillible : 2 vagues de SMS, la veille et l’avant-veille du rendez-vous, pour prévenir de l’horaire, mais sans dévoiler ce dont il va être question. Cette stratégie du suspense ne vaut que pour une conférence où l’info est principalement descendante entre l’animateur et les autres participants. A déconseiller si le but de la rencontre est que chacun apporte une contribution active. Dans ce cas, envoyez plutôt un mail d’invitation avec un ordre du jour détaillé tout en rappelant fermement que les retardataires pourront se connecter mais n’auront pas le droit de s’exprimer. Radical mais efficace.
3. Sélectionner les participants
Une erreur classique consiste à inviter trop de monde à y participer. Ne dépassez pas cinq ou six participants. Plus ils seront nombreux, plus il faudra être précis dans les questions et concis dans les réponses. Ce qui peut se révéler frustrant.
Autre écueil à éviter : inviter des collaborateurs dont les niveaux hiérarchiques sont trop différents. Ceux qui sont situés au plus bas de l’échelle hiérarchique ont tendance à se tenir plus sur la réserve. Quel intérêt à les convier si c’est pour les mettre dans une situation où ils auront peur de s’exprimer.
4. L’animateur, maître du jeu
L’animateur doit pouvoir identifier parfaitement l’ensemble des intervenants sans les voir. Une des méthodes qui a fait ses preuves consiste à lister par écrit tous les participants. Avec ce document, personne ne passera à la trappe lors des tours de table. A prévoir également : un ordre du jour indiquant le nombre de minutes à consacrer à chaque point. Sachant que dans ces conditions de communication particulières, la concentration maximale d’un individu n’excède pas 20 minutes.
5. Cadrer vos réunions avec l’ATROMI
Echangez librement quelques instants avec les participants, pas forcément sur le thème de la réunion, afin de créer une connivence et de procéder à un rapide repérage des voix. Cadrez ensuite la réunion pour éviter que les débats ne partent dans tous les sens. L’ATROMI est un procédé mnémotechnique pour ne rien oublier. Chaque lettre correspond à une phrase à prononcer.
A…comme Accueil : « Merci d’être là. »
T…comme Thème : « Nous sommes ensemble pour évoquer le projet X. »
R…comme règle du jeu : « Je vous rappelle que chacun dit son nom avant de prendre la parole et veille à écouter les autres. »
O… comme Objectif : « Dans 20 minutes, nous devons avoir décidé si oui ou non nous lançons cette opération promotionnelle. »
M… comme Méthode : « Chacun donne son avis en 1 minute maximum. »
I… comme Information en retour : « Êtes-vous tous d’accord sur la méthode et l’objectif de cette réunion ? »
6. Capter et garder l’attention
Plus la réunion dure, plus les participants sont tentés de vaquer à leurs occupations. Susciter l’attention représente un véritable challenge d’autant qu’il est matériellement impossible de capter les signaux de communication non verbale. En effet, si 38% d’un message est transmis par la voix, le reste passe par les mots pour 7% et par le visuel pour 55% (lever les yeux au ciel, se reculer sa chaise… ). Au téléphone, c’est donc plus de la moitié des éléments de la communication qui disparaissent. Un ton mou et c’est la démotivation et l’ennui garantis, un débit trop rapide, et tout le monde est perdu. Si vous êtes fréquemment amené à animer des conf call, n’hésitez pas à réécouter vos prestations pour vous corriger et rester au top.
7. Eviter les tensions
Attention aux traits d’humour qui peuvent être mal perçus au téléphone. Les personnes à l’autre bout de la ligne ne vont pas forcément comprendre que c’est du second degré car elles n’ont pas de décodeur visuel d’intentions. Autre conseil de pro : ne jamais recadrer les gens par une petite réflexion comme on le ferait de visu. Cela peut heurter les susceptibilités et, quand quelqu’un se referme dans une conf call, difficile d’en espérer un résultat efficace.
Source :
L’Entreprise n°263 |
