Quoi de plus décourageant que d'arriver le premier jour dans une entreprise et de ne pas y être attendu ? Pas de bureau, pas d'ordinateur, de téléphone, pas vraiment de présentation aux membres de l'équipe. Un manque d’égard qui peut laisser des traces. A fortiori, par exemple, pour des commerciaux appelés ensuite à travailler loin du siège. N’oublions jamais qu'il est plus facile de maintenir chez quelqu’un une attitude positive que de changer une attitude négative. |
Voici quelques pistes pratiques qui devraient vous aider à motiver vos nouveaux collaborateurs dès leur arrivée.
Un vrai contact humain, avant tout !
Plus que pour tout autre, pour un nouvel arrivant, la relation humaine est d’une importance capitale: aucune brochure, aucun film, aucun intranet ne remplacera le contact direct avec un représentant de l’organisation.
Pour une intégration réussie, mettez en place un système de parrainage, de personne-ressource à qui l’employé fraîchement recruté pourra poser des questions ou communiquer des préoccupations qu'il peut juger difficile d'aborder avec son manager. Ce parrain s'assurera également que la nouvelle recrue commence à nouer des contacts en interne et qu'il aura quelqu'un avec qui prendre le repas du midi. Idéalement, le nouvel employé et son parrain doivent occuper un poste semblable.
Pour démarrer en beauté
Prévoyez plusieurs activités intéressantes et stimulantes pour les nouveaux arrivants la première semaine. Le but n'est pas de les convaincre que leur vie professionnelle sera toujours excitante, mais plutôt de les aider à en apprendre davantage sur l'entreprise et sur les opportunités futures auxquelles ils peuvent aspirer. Exemples : donnez-leur l'occasion d'accompagner un autre employé à une réunion avec un client, de prendre part à une séance de brain storming ou d'observer le fonctionnement d'un service connexe.
À faire avant la première journée
Avant le jour J, n’hésitez pas à communiquer par écrit avec le nouvel arrivant en lui souhaitant la bienvenue au sein de l'organisation. Précisez l'heure à laquelle il devra se présenter la première journée. Donnez-lui un aperçu de sa première journée et de sa première semaine, et demandez-lui s’il a des questions.
Côté pratique, le respect des points suivant vous permettra de faire la différence.
- Préparez une farde regroupant : les formulaires administratifs, les informations liées aux avantages sociaux offerts par la société et autres formalités connexes nécessaires + le manuel des politiques de ressources humaines.
- Commandez des cartes de visite afin de pouvoir les remettre dès la première journée.
- Assurez-vous que le matériel technologique mis à la disposition des employés est installé et configuré correctement.
- Assurez-vous que tout le mobilier et toutes les fournitures de bureau sont en place.
Ce que tout nouvel employé doit savoir
Il existe en fait des dizaines de choses que les nouveaux employés doivent savoir. Le meilleur moyen de ne rien oublier consiste à établir une checklist.
Demandez aux employés de votre bureau, notamment ceux qui se sont joints à l'entreprise récemment, de vous aider à établir cette liste.
Idéalement, l'organisation disposera aussi d'un guide d’accueil. L’idéal consiste en une brochure concise contenant des informations essentielles, par exemple les principaux produits de la société, un répertoire des membres de son personnel (noms, fonctions, postes téléphoniques), la mention des parkings et des endroits où manger, les horaires d’ouverture et un plan des locaux, les règles de sécurité.
Prévoyez quelques pages vierges pour permettre aux employés de prendre des notes sur les éléments jugés importants.
Un conseil ne bombardez pas trop tôt les nouveaux avec une communication intensive sur la structure de l’organisation, ses résultats, objectifs et valeurs. Tant qu’il ne maîtrise pas son environnement immédiat, il ne pourra intégrer ces informations. L’idéal est d’attendre 1, voire 2 mois.
Quid du travail proprement dit ?
Mieux vaut commencer par passer en revue la description du poste et les attentes relatives à la performance, et faire des suggestions quant à la priorité des diverses tâches. Vous pouvez, par exemple, examiner point par point le formulaire d'évaluation de la performance avec le collaborateur de manière à ce qu'il sache comment il sera évalué. Expliquez les critères relatifs aux augmentations de salaire
- Discutez de l'incidence du travail en cause sur celui des autres membres du service et sur l'organisation dans son ensemble. Soyez explicite quant aux problèmes particuliers que l'organisation éprouvera en cas de mauvaise exécution de ce travail.
- Discutez des attentes et objectifs personnels de l'employé, y compris de la politique de l'organisation en matière de promotion et d'avancement professionnel.
- Discutez des aspects du travail pour lesquels l'employé aura besoin d'une assistance ou d'une formation immédiate.
Bien gérer l’euphorie des débuts
Un nouveau recrutement ressemble un peu à une lune de miel, dans un contexte euphorique de part et d’autre. Il faudra donc se montrer particulièrement vigilant pour éviter les promesses irréalistes qui peuvent générer des attentes irraisonnables.
C’est surtout du côté de l’organisation qu’il s’agira d’être clair sur les aspects suivants :
- Obligations des employés
- Code de conduite de l’entreprise et respect des règles
- Espace d’initiative
- Relations de travail |
Sources :
« La communication interne », Christine Donjean, Edipro
www.camagazine.com
www.lefigaro.fr
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