Première étape : fixer
les objectifs.
• Les salariés
déplorent le manque de clarté de leurs
objectifs : « C'est comme rouler à
toute vitesse sur l'autoroute et tomber soudain
sur une nappe de brouillard. Vous ralentissez et
continuez à rouler lentement. Pourquoi ?
Parce que vous ne pouvez pas voir. Quand le brouillard
se dissipe et disparaît, vous accélérez
de nouveau. Quelle est l'unique chose qui a changé
? La visibilité . Au travail, quand vous
ne savez pas où vous en êtes ni où
vous allez, votre productivité baisse ».Tout
le processus d’évaluation commence
donc par un premier entretien consacré à
la fixation des objectifs, généralement
sur six à douze mois. C’est fastidieux
mais indispensable.
• L’énoncé
des objectifs doit être précis sinon
gare aux polémiques. Demandez à votre
équipe de « développer une culture
qualité » et ils seront à coup
sûr dans le brouillard. Qu’en est-il
des moyens, des outils, des délais et surtout
des résultats. Un objectif doit être
spécifique, mesurable, attrayant, réalisable
et limité dans le temps.
• N’oubliez
pas non plus de préciser avec vos collaborateurs
quels critères d’appréciation
leurs sont appliqués, cela diminue leur stress
au moment de l’entretien. Il s’agit
de fixer deux séries d’objectifs :
de compétences (par exemple maîtriser
l’espagnol avant la fin de l’année)
et de performances (atteindre un chiffre d’affaires
d’un million d’euros dans les 6 mois).
Deuxième étape : assurer
le suivi des objectifs
Six mois après on s’assure que ces
objectifs restent d’actualité et
peuvent être atteints sinon le manager et
son subordonné les modifient. A ces rendez-vous
semestriels, certains préfèrent
un status en ligne à l’aide d’un
formulaire adhoc.
Troisième étape : évaluer
le travail accompli
L’entretien d’évaluation proprement
dit à lieu en général au
cours du dernier trimestre. C’est avec ces
objectifs sous les yeux que vous allez le mener.
• Les spécialistes conseillent de
démarrer en annonçant brièvement
le déroulement de l’entretien. Vient
ensuite l’auto-évaluation du salarié
puis votre avis à vous et un débat
autour des points forts et des points d’amélioration
de votre collaborateur en évoquant d’éventuels
soutiens :aides et formations ; la discussion
sur les objectifs à venir et enfin la conclusion
de l’entretien.
• Le contenu de la discussion devrait porter
à 70% sur des critères de compétence
liés au métier (connaissances techniques,
polyvalence…) et à 30 % sur des critères
comportementaux (capacités relationnelles,
d’encadrement…). Pour évaluer
la capacité d’encadrement, on se
fiera notamment à l’aptitude à
fixer des objectifs, à informer ses collaborateurs,
à déléguer…
• Pour être valable, l’évaluation
reposera sur des chiffres et des faits concrets.
Cela permet de d’éviter les jugements
à l’instinct, au pif du genre : «
Je trouve que tu es plutôt en baisse cette
année, Yannick ». Votre critique
sera beaucoup plus acceptable formulée
en ces termes : « Sur les 75 prospects que
tu avais prévu de démarcher, tu
n’en as contacté que 50. Comment
expliques-tu ce décalage ? ». Des
chiffres d’affaires, de réduction
de coût ou d’optimisation des ressources
renforceront l’objectivité de l’évaluation
et en atténueront la charge affective.
• L’entretien peut aussi servir à
renforcer la motivation de l’évalué
: si vous êtes satisfait, exprimez-le sans
faux semblants. Mais une fois de plus, bannissez
les formules creuses comme « Anne, tu t’en
es bien tirée cette année ! ».
Essayez plutôt : « Vu le taux de diminution
des back orders , j’ai constaté que
tu avais dépassé les objectifs prévus
». Dans le même esprit, ne cherchez
pas à expliquer les échecs de votre
interlocuteur par des faiblesses ou des déficiences
de personnalité.
• Pour noter un point faible, référez-vous
systématiquement à une référence
précise. Par exemple, au lieu de reprocher
à un salarié son manque de proactivité
en général, citez un cas concret
où ce manque d’initiative s’est
manifesté. Analyser ensemble les causes
des problèmes et envisager des solutions
(un coaching ou une formation, par exemple) sont
deux enjeux importants de l’évaluation.
• Avant de conclure l’entretien, n’oubliez
pas de demander à votre interlocuteur son
impression sur ce qui vient d’être
dit, histoire d’être certain d’avoir
désamorcé tous les non-dits. Et
si des changements ont été programmés,
tenez vos promesses…
Sources :
« L’entretien d’évaluation
», Jacques Teboul, Dunod
« Améliorer les performances de son
équipe », Robert Bacal, Maxima
« Conduire vos entretiens d’appréciation
», Brigitte Sivan, Insep Consulting
http://emploi.journaldunet.com
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