La connivence
L’échec ou la réussite d’une
entrevue prend souvent sa source dans les premiers
mots échangés. Il suffit d’un
commentaire ironique, d’un compliment banal
ou forcé pour éveiller la méfiance
de votre interlocuteur. Au contraire, une remarque
professionnelle qui sonne juste (la réussite
d’une opération de prospection ou la
pertinence d’un rapport soumis récemment),
et la relation de confiance s’établit
immédiatement. Mais c’est alors que
surgit la tentation de bavarder familièrement
avec son collaborateur.
Conseil
: plus vous êtes déstabilisé
par l’idée d’évaluer les
membres de votre équipe, plus vous risquez
de commettre cette erreur. Pour l’éviter
il est indispensable de garder à l’esprit
qu’il s’agit d’un dialogue professionnel,
cordial certes, mais pas amical.
Le monologue
Une gêne s’installe dès le
début car votre collaborateur est visiblement
stressé et sur la défensive. Faute
de réponses de sa part, vous risquez de
cacher ce malaise en le meublant désespérément.
Conseil : si votre collaborateur
a du mal à se lancer commencez l’entretien
par des questions ouvertes du genre : «
Quels ont été pour vous les résultats
les plus importants de cette année ? »
ou encore « De quels résultat êtes-vous
le plus satisfait ? » . Une bonne maîtrise
de la rencontre passe par votre capacité
à savoir supporter le silence et à
ne le rompre qu’à bon escient. Dans
l’hypothèse ou votre collaborateur
a du mal à s’exprimer ouvertement,
il est recommandé de reformuler ses réponses
volontairement laconique en utilisant les mêmes
mots clés que lui. Cette technique permet
de désamorcer la charge affective de certaines
observations qu’il n’arrive pas à
énoncer.
La leçon de morale
L’entretien d’évaluation tourne
trop souvent à la leçon de morale,
le manager énumérant les bonnes
et les mauvaises actions du collaborateur avant
de conclure par un laconique : « Et toi,
qu’en penses-tu ? ». Variante de la
leçon de morale, les phrases bulldozers
qui pourrissent l’ambiance d’emblée.
Exemple: « Ben mon vieux, tu t’es
pas vraiment foulé cette année !
».
Conseil : pour éviter
ce type caricature, les meilleurs évaluateurs
conseillent d’écouter d’abord
et de rebondir ensuite pour analyser les écarts
entre les objectifs et les résultats, souligner
les performances et mettre le doigt sur ce qui
est moins réussi. S’il aborde lui-même
ses points faibles, votre collaborateur se sentira
psychologiquement mieux que si c’est vous
qui ouvrez le feu. Sinon, il risque de dégainer
à la première critique et l’entretien
se bloquera.
Le marchandage
Votre collaborateur attaque d’emblée
sur la question des gros sous et l’entretien
se transforme rapidement en guerre de tranchée.
Conseil : si ce n’est pas
vous qui détenez le pouvoir de la lui accorder
mais qu’un augmentation vous semble effectivement
méritée, dites-lui que vous allez
vous en occuper rapidement. Sans vous engager
sur un montant précis. Si sa demande vous
paraît abusive, n’essayez pas de l’endormir.
Dites que vous êtes contre en raison de
ses résultats, faits et chiffres à
l’appui, votre refus passera mieux. Si votre
interlocuteur se durcit, fixez la date d’un
nouvel entretien dédié à
cette question.
La séance psy
Votre collaborateur craque, il a des « problèmes
». Difficile dans ces conditions d’espérer
une quelconque objectivité.
Conseil : l’entretien d’évaluation
n’est pas indiqué pour les «
psychanalyses sauvages », et votre interlocuteur
pourrait d’ailleurs vous en vouloir, par
la suite, de s’être laissé
aller devant vous. Si vous sentez qu’il
a vraiment besoin de vider son sac, convenez plutôt
d’un autre rendez-vous pour son évaluation.
Tenez quand même compte de ses soucis au
moment de pondérer votre évaluation.
Et, surtout, gardez pour vous ces informations
qui doivent rester confidentielles.
Le pugilat
Le dialogue tourne à l’aigre et à
l’affrontement. Désaccord sur les
objectifs, parole malheureuse, susceptibilité
à fleur de peau, les occasions de dérapage
sont nombreuses.
Conseil : ne cherchez surtout
pas à fuir le problème. En face
d’une personne furieuse ou irritée,
faites preuve d’empathie et respectez les
émotions de votre interlocuteur, c’est
la seule façon de lui permettre de se calmer.
En le contrant, vous risquez soit de le bloquer
soit de provoquer l’escalade. Plutôt
que d’essayer à tout prix de résoudre
le problème sur le champ, reconnaissez
les sentiments qui s’expriment. Dites, par
exemple, une phrase comme : « J’ai
l’impression que ce désaccord sur
vos objectifs du mois dernier vous tient beaucoup
à cœur ». Autrement dit, adoptez
une attitude d’ouverture. Votre but n’est
ni d’humilier votre collaborateur, ni de
lui prouver que vous avez raison. Evitez à
tout prix les remarques personnelles, les commentaires
critiques qui pourraient vous être inspirés
par votre propre frustration.
Dans les cas plus graves, interrompez carrément
la discussion. Vous la reprendrez quand les choses
seront décantées et vous pourrez
alors envisager le problème de manière
plus sereine.
Quand le bilan est mauvais
Insuffisance de résultats, problèmes
relationnels, … : comment faire passer un
message négatif au moment de l’évaluation
? Les spécialistes recommandent de procéder
en deux temps.
1. Organiser une rencontre d’approche
: il s’agit de prévoir une rendez-vous
au cours duquel vous aiderez votre collaborateur
à prendre la mesure du problème
avec des exemples concrets. Fixez ensuite le
principe d’une nouvelle rencontre destinée
à parler des améliorations mais
laissez à votre collaborateur le soin
d’en fixer la date précise.
2. L’entretien proprement dit
: lors de la seconde entrevue, les vrais problèmes
(évolution de carrière, actions
de formation…) peuvent être abordés
dans une relative liberté de ton et toujours
à l’initiative du collaborateur.
Evitez les mise en scène impressionnantes
et installez vous en position d’égalité
avec votre interlocuteur, dans votre bureau.
Sources :
« L’entretien d’évaluation
», Jacques Teboul, Dunod
« Améliorer les performances de son
équipe », Robert Bacal, Maxima
« Conduire vos entretiens d’appréciation
», Brigitte Sivan, Insep Consulting
http://emploi.journaldunet.com
www.comptanoo.com
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