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Ne devenez pas un être humain virtuel
: rien de plus facile que d’envoyer un e-mail
plutôt que de discuter directement avec
votre(vos) interlocuteur(s). Mais selon les spécialistes
« ce serait une erreur de croire que l’on
peut gérer une équipe ou collaborer
efficacement avec les membres du réseau
uniquement en leur envoyant des e-mails ».
Utilisez largement le courrier électronique,
mais ne gérez pas votre entreprise ou votre
réseau avec lui. Vous n’atteindrez
pas toutes les personnes que vous souhaitez atteindre
et votre présence est irremplaçable.
Dans certaines entreprises, des collègues
distants de quelques mètres communiquent
presqu’exclusivement par voie électronique…
Bonjour l’ambiance.
Rédigez des messages clairs
- Soyez clairs sur les actions à prendre,
sur les priorités, sur qui doit faire quoi.
Faites-les ressortir sous la forme de listes à
puces ou de listes numérotées. Incluez
un bouton réponse ou tout autre mécanisme
si vous voulez être sûr que chacun
a bien lu et compris le message.
Respectez un plan efficace -
Le meilleur plan pour un e-mail est le plan journalistique.
C’est le plan le plus adapté dans
les cas où le lecteur est soit pressé,
soit à priori peu sensibilisé au
message que vous voulez faire passer. Il consiste
à affirmer d’entrée de jeu
la conclusion ou l’information essentielle.
Il classe tout simplement les éléments
du message par ordre d’importance, du plus
au moins important (et non l’inverse comme
dans 90% des écrits professionnels). Plus
le lecteur découvre l’information
utile et intéressante dès l’abord,
plus il va loin dans la lecture de ce qui suit.
Définissez une cible : identifiez précisément
votre ou vos destinataire(s). Quelles sont ses
attentes ? De quel temps dispose-t-il pour vous
lire ? Que sait-il déjà et que faut-il
lui rappeler ?
Définissez un objectif : avant d’envoyer
un e-mail, demandez-vous à quel objectif
il répond, ce qu’il est censé
provoquer : informer, faire agir, susciter une
réponse du destinataire ?
Faites un effort de synthèse
- Les e-mails plus longs qu’une page écran
sont rarement lus jusqu’au bout. Leur lecture
est repoussée en fin de journée
ou au lendemain matin. N’oubliez pas que
vous pouvez aussi abandonner votre clavier pour
aller voir directement l’interlocuteur ou
pour lui parler au téléphone.
Incitez vos destinataires à vous
répondre et à vous poser des questions
- Cela revient à laisser la porte de votre
bureau ouverte.
Ne réglez pas vos compte par e-mails
interposés - Les messages incendiaires,
agressifs ou critiques restent souvent sans effet
et ont plus d’impact négatif qu’une
explication de vive voix. On peut être plus
agressif, plus calculateur dans un mail que dans
une confrontation de visu ou au téléphone.
Et le fait de ne pas avoir de repère physique
en face de soi repousse les limites de sa propre
audace. Rappelons aussi que 80% de nos communications
avec les autres passent par le langage non verbal.
L’information d’autrui via l’e-mail
n’est donc efficace qu’à 20%.
Résultat : les conflits s’alourdissent,
alors que c’est de leur résolution
que naissent les meilleures décisions dans
l’entreprise. La communication ne peut être
réduite à un flux d’informations
unilatérales, à des outils ou à
des techniques.
Attendez cinq minutes avant l’envoi
de votre e-mail - Un délai de
cinq minutes dans l’envoi ou la réponse
à un mail ne gênera personne. Dans
Microsoft Outlook, vous pouvez retarder l'expédition
des messages pendant un certain temps en utilisant
une règle. Si vous ne savez pas comment
formuler votre message, attendez un peu. Allez
vous dégourdir les jambes ou faites autre
chose avant d’écrire le message
Gérez vos messages au quotidien
- Ménagez-vous du temps pour répondre
à vos messages ou déléguez.
Quand est-il trop tard pour répondre à
quelqu’un ? Jamais. Soyez simplement sûr
d’avoir une bonne excuse.
N’oubliez pas qu’un e-mail
n’est pas un sms - Évitez
les fautes d’orthographe et les phrases
en style télégraphique. Un e-mail
n’est pas un SMS. Cela vous desservirait.
Limitez les pièces jointes au strict
nécessaire – Et ne faites
jamais passer l’essentiel de l’information
en pièce jointe. Rien de plus agaçant
que d’avoir à ouvrir un fichier pour
découvrir un texte qui aurait parfaitement
tenu dans le mail lui-même.
Les 10 symptômes de la «
névrose électronique »
La e-névrose est une forme de trouble
née de l'immersion prolongée
dans un monde virtuel.
Vous passez des journées face à
votre écran. Vous êtes en relation
avec des inconnus, vous voyez le monde à
travers une lucarne réductrice. Votre
implication affective est pratiquement nulle.
Cela finit par agir sur votre équilibre
nerveux. Vous passez votre temps à
"commuter" d'une idée à
l'autre, d'un interlocuteur à l'autre,
d'un dossier à l'autre. Sans oublier
les signes de dépendance suivants :
1. Vous possédez une ligne téléphonique
occupée 12 heures par jour.
2. Vous mentez à vos amis et à
votre famille sur la durée de vos
connexions.
3. Vous communiquez plus souvent avec des
personnes d’autres continents qu’avec
vos voisins.
4. Vous répondez religieusement à
votre courrier électronique en laissant
s’entasser votre courrier ordinaire.
5. Vous oubliez de manger parce que vous
êtes trop occupés à
surfer.
6. Votre ordinateur coûte plus cher
que votre voiture.
7. Vous allumez votre ordinateur avant d’allumer
votre TV.
8. Votre époux(-se) réclame
à 3 heures du matin ; « quand
viens-tu au lit ? »
9. Votre carte de visite mentionne votre
E-mail et l’URL de votre page WEB.
10. Vous investissez votre temps libre dans
la lecture de livres et de revues parlant
d’Internet et l’essai de nouveaux
logiciels Internet, et délaissez
votre partie de tennis hebdomadaire.
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Sources :
« Ecrire efficace », Isabelle Hamonic-Muller,
Editions Demos
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