En plus des techniques d’assertivité
permettant de dire non aux demandes abusives,
certaines techniques peuvent vous aider à
venir à bout d’un excès de
travail. Appliquées avec rigueur et sans
états d’âme, elles vous aideront
à accomplir des miracles.
Dégagez du temps
- Décidez à l’avance du
jour choisi pour mettre de l’ordre sur
votre bureau, et écrivez-le sur votre
agenda à l’encre indélébile.
Ne permettez à rien d’autre de
déplacer cet engagement. Traitez-le comme
si cette rubrique de votre agenda était
une réunion vitale ou un voyage d’une
journée pour revenir de Chine.
- Les soirées et les WE sont loin d’être
l’idéal pour rattraper le temps
perdu car il est impossible de déléguer
à ces moments là ni d’exécuter
les travaux possibles seulement aux heures ouvrables.
Mais vous pouvez toujours utiliser ces parenthèses
pour préparer vos dossiers et arriver
au bureau avec les tâches à déléguer
et celles à faire vous-même
- Si vous ne pouvez absolument pas dégager
autant de temps d’un seul coup, pourquoi
ne pas commencer à travailler une heure
plus tôt pendant une semaine ? Ceci vous
procure cinq heures avant que les autres n’arrivent
au boulot avec le cortège de sollicitations
que cela suppose. Soyez strict envers vous-même
et interdisez-vous, pendant ces 5 heures, de
faire quoi que ce soit d’autre que de
résorber votre travail en retard.
Recentrez-vous sur vos objectifs
Même si vous n’avez que quelques heures
pour résorber votre travail en retard,
vous devez quand même consacrer quelques
minutes à ce point fondamental. Il vous
permettra de mieux calibrer vos urgences et vos
priorités.
Malgré les réunions, les coups de
fil, les budgets, les demandes d’information,
les factures à approuver, n’oubliez
pas que votre fonction essentielle consiste en
autre chose : développer les ventes, augmenter
le niveau de satisfaction des clients, améliorer
la productivité et toutes autres missions
pour lesquelles la société vous
paie.
Si vous n’avez aucune idée de ce
qu’est votre objectif, quelque chose ne
va pas dans votre entreprise. Votre description
de fonction devrait être plus explicite.
Organisez vos « To Do »
Même si vous avez envie de passer immédiatement
à l’exécution du travail en
retard, prenez le temps nécessaire à
la planification, vous ne le regretterez pas,
à terme.
D’un point de vue psychologique, une bonne
partie du problème que vous pose une surcharge
de travail est que vous la percevez comme une
nébuleuse disparate. Certaines tâches
sont dans votre ordinateur, sous forme de papiers
ou de messages vocaux. Résultat : vous
ne savez pas comment vous y prendre. Dès
que vous aurez réduit ce magma sous une
forme que votre cerveau peut gérer, vous
sentirez votre moral remonter en flèche
!
Comment procéder ?
Commencez par tout poser sur papier.
- Mettez par écrit sur des feuilles
séparées les travaux qui n’existent
pour le moment que dans votre tête.
- Imprimez les notes, e-mails et autres fichiers
utiles.
- Mettez aussi par écrit tous les engagements
importants de votre agenda et tout spécialement
ceux qui posent problème.
- Pour éviter d’être envahi
par les post it et autres bouts de papier, gardez
sur vous un petit carnet ou vous inscrirez toutes
les (mini) notes inclassables ainsi que les
idées qui vous trottent par la tête.
En emportant ce carnet partout avec vous, vous
pourrez ainsi consacrer chaque temps mort à
faire avancer certains points.
- Vous pouvez maintenant trier vos piles de
papier, une pile par travail important.
- Classez ce qui reste (les travaux isolés
ou apparentés qui ne forment pas vraiment
un dossier)
« Divers » : si cette pile devient
trop importante, essayez de dégager de
nouveaux dossiers. Plusieurs documents épars
concernant des collaborateurs, des missions
d’intérim et autres déménagements
d’équipier peuvent créer
un nouveau dossier « gestion du personnel
», par exemple
« A jeter »: n’hésitez
pas à jeter tout ce que vous pouvez !
A la fin de cet exercice de tri, vous devriez
avoir, en plus de vos piles « divers »
et « à jeter », une demi douzaine
ou une douzaine de tas importants et quelques
tas plus petits.
Déterminez les priorités
et les urgences
Avant de vous attaquer aux dossiers proprement
dit, consacrez encore le temps nécessaire
à les mettre dans le bon ordre en fonction
de leur importance et de leur degré d’urgence.
- Les dossiers importants sont ceux qui vous
rapprochent de l’atteinte de vos objectifs.
Notez chaque groupe de travaux A, B, C. A voulant
dire que le dossier est en plein dans votre
objectif et C qu’il n’a pas grand-chose
à voir avec lui.
- Déterminez le degré d’urgence
indépendamment de l’importance.
Après avoir fait ce travail, classez vos
dossiers en tenant compte des 2 facteurs :
- Urgent et important
- Urgent
- Important (A)
- Important (B)
- Important (C)
Il est très tentant de faire passer les
travaux qui vous plaisent en haut de votre liste
et de reléguer en bas ceux qui vous rebutent.
Ne tombez pas dans ce piège : soyez impitoyablement
objectif en matière de priorité,
sous peine de vous retrouver dans le même
embarras qu’au début.
Choisissez votre plan d’action
Maintenant que vous savez dans quel ordre attaquer
les groupes de travaux, vous pouvez passer à
l’action. Vous disposez de 4 possibilités.
- Jeter : vous avez déjà mis au
rebut certains documents mais il s’agit
maintenant de ne plus faire dans la dentelle.
Vous n’avez ni le temps, ni la place de
faire des choses qui ne sont pas indispensables.
Quelles sont les chances que vous regrettiez
cette gestion par le vide ? Une chose sur dix,
peut-être rebondira. Mieux vaut tout jeter
maintenant et en supporter les conséquences
éventuelles et mineures plus tard.
- Déléguer : cfr Spirit de novembre
et décembre 2005
- Reporter : Si un travail doit être
fait par vous mais n’est pas urgent, vous
pouvez évidemment le faire plus tard.
Admettez seulement que cela n’a pas de
sens de différer dix jours de travail
à faire d’ici la fin de la semaine
prochaine en les ajoutant à la charge
de travail déjà prévue
- Faire : tout ce qui en peut être jeté,
délégué ou différé
devra être fait.
Voici quelques conseils pour établir votre
programme après avoir tout trié
selon les 4 catégories.
- Commencez par déléguer tous
les travaux urgents qui peuvent l’être.
- Distinguez les travaux que vous pourrez déléguer
plus tard quand vos collaborateurs auront encaissé
le choc de la pile de dossier que vous venez
de leur remettre.
- Programmez ensuite vos travaux les plus urgents,
mais, à moins qu’ils ne soient
importants, ne leur affectez pas trop de temps
Comment estimer le temps disponible pour chaque
dossier ? Il suffit d’examiner le nombre
de groupes à traiter et le temps dont vous
disposez. Par exemple, si vous avez 4 heures et
8 groupes, vous devez en moyenne affecter une
demi heure à chaque groupe. Procédez
aux rééquilibrages nécessaires
en soustrayant/ajoutant du temps en fonction de
la spécificité de chaque dossier.
Quel que soit le programme que vous avez fixé,
respectez-le. Si vous prenez de l’avance,
c’est bien. Mais ne vous laissez pas aller
à prendre du retard. Vérifiez régulièrement
l’heure pour vous assurer que vous êtes
dans les temps.
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