Druk bezet ? Geen reden om vergaderingen niet voor te bereiden !
Het initiatief ligt bij u en daarmee ook de taak om de werkontmoetingen van en met uw medewerkers te organiseren. Ondanks de dagelijks drukte, is een minimum aan professionele voorbereiding onontbeerlijk. En dat hoeft helemaal geen tijdverlies te betekenen, want een goede voorbereiding is de kortste weg naar onverhoopte resultaten. Haal het maximum uit uw vergaderingen aan de hand van deze basisregels...
Een goed voorbereide agenda betekent tijdbesparing Vermijd vergaderen zonder agenda. De voorbereiding zal slechts enkele minuten of uren van uw tijd in beslag nemen die u tijdens de vergadering terugwint. Een goede agenda moet vooraf worden opgesteld, moet de te bespreken punten bevatten en vooral, moet vooraf aan alle deelnemers worden overgemaakt. En om de agenda nog doeltreffender te maken, kan bij de thema’s ook vermeld worden wie wat, hoe en wanneer wil.
Het doel van de vergadering vastleggen
Alvorens een vergadering te beleggen, moet men zich afvragen: wat zal ik hebben na de vergadering wat ik ervoor niet had ? Ondoeltreffend vergaderen is dikwijls toe te schrijven de vaagheid van de doelstellingen van de vergadering. Het feit dat er discussiestof en te behandelen onderwerpen zijn, betekent nog niet dat er doelstellingen werden vastgelegd. Een doel kan zijn informeren, informatie vergaren, uitwisselen, delen, bespreken, problemen aankaarten of oplossen, onderhandelen, evolueren...
Ervoor zorgen dat de groep goed is samengesteld Leent het aantal deelnemers zich tot de doelstelling van de vergadering ? Wat is de beslissingsmacht van de deelnemers ?
De legitimiteit van de moderator bevestigen
Is hij goed gekozen op basis van zijn capaciteiten om de groep te modereren en rekening houdend met de kenmerken van de groep ? Het is zelden aan te raden dat de moderator zelf de hiërarchisch hoogst geplaatste is: in dat geval zouden de deelnemers te terughoudend kunnen zijn. Als u de hoogste functie bekleedt, vertrouw dan de animatie van de debatten toe aan de meest gekwalificeerde persoon of de persoon die het beste op de hoogte is van het onderwerp, daarbij vermeldend dat in geval er geen consensus wordt bereikt u zich de mogelijkheid voorbehoudt om de knoop door te hakken.
Preciseer de bevoegdheden van de groep
Zijn ze duidelijk ? Ligt het beslissingsproces duidelijk vast? Hoe is de samenhang met beslissingnemers van buiten de groep ?
De rollen vastleggen Zijn de rollen binnen de groep duidelijk verdeeld ? (organisator, secretaris, moderator...)
Controleer de voorbereiding
Is de vergadering goed georganiseerd rond het thema voor wat de achtergrondinformatie en de documentatie betreft ? Zijn de materiële voorzieningen aanwezig ?(zaal, projector, enz.)
Begeleiding en follow-up van de vergadering U moet erop toezien dat de acties waarover werd beslist ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Deze controle achteraf vergt enorm veel energie, maar de doeltreffendheid van een vergadering staat of valt met wat er tussen de vergaderingen gebeurt.
De follow-up moet binnen 48 uur (of indien mogelijk de volgende dag) volgen. Het kan gaan om een kort contact ter herinnering van wat werd besproken: de genomen beslissingen, de betrokken personen, de termijnen.
Praktische trucs
De ideale vergadering vindt niet op een maandag of een vrijdag plaats. Dinsdag zou bij voorbeeld al beter aangewezen zijn. In de autosector is het een cliché dat auto’s die op een maandag geproduceerd worden wel eens gebreken durven vertonen. Maandag is de dag dat de draad weer wordt opgenomen. En wat vrijdag betreft... niet uitgesloten dat de deelnemers met hun gedachten al in het weekend zitten.
Het rendement is hoger in groep dan individueel, maar té veel deelnemers haalt de doeltreffendheid dan weer naar beneden. Het is een kwestie van groepsdynamiek. Tenzij het gaat om een conferentie met meer dan 10 personen, kunnen subgroepen gevormd worden.
Om minder laatkomers te krijgen, wordt een vergadering best niet op een rond uur gepland. Voorbeeld: 8u50 is psychologisch efficiënter dan 9 uur.
De
spirit een maandelijkse editie gewijd aan de capaciteit
van uw medewerkers en aan de bedrijfscultuur.
Abonneer u hier om
deze newsletter maandelijks via e-mail in te ontvangen.
Uitgave
van Buro Market – Verantwoordelijke uitgever:
Isabelle Olivier – De Spirit gepubliceerde
teksten en foto's zijn auteursrechterlijk beschermd.
– Meer informatie? Contacteer
ons!
