Dit zijn enkele praktische tips om nieuwe medewerkers vanaf hun eerste dag te motiveren.
Echt menselijk contact boven alles !
Voor de nieuwkomer is het menselijk contact meer dan voor wie ook van cruciaal belang : geen enkele brochure, video of intranet kan het rechtstreekse contact met een vertegenwoordiger van de organisatie vervangen.
Voor een geslaagde integratie organiseert u best een systeem van peterschap of zorgt u voor een aanspreekpunt bij wie de pas aangeworven medewerker terecht kan met vragen of zaken waarmee hun niet meteen naar zijn manager wil stappen. De peter zorgt er ook voor dat de nieuwkomer interne contacten kan aanknopen en dat hij iemand heeft om mee te lunchen. Ideaal is dat de nieuwkomer en de peter een vergelijkbare functie hebben.
Om te beginnen in schoonheid
Voorzie de eerste week een aantal interessante en stimulerende activiteiten voor nieuwkomers. Het is niet de bedoeling hen ervan te overtuigen dat hun job altijd even opwindend zal zijn, maar veeleer hen te helpen meer te leren over de onderneming en over toekomstmogelijkheden die ze kunnen ambiëren. Voorbeelden : geef hen de gelegenheid om een andere medewerker te vergezellen naar een vergadering met een klant, om deel te nemen aan een brainstorming of om kennis te maken met de werking van een aanverwante dienst.
In de aanloop naar de eerste dag
Nog vóór D-day moet schriftelijk gecommuniceerd worden met de nieuwkomer en moet hij of zij welkom geheten worden in de organisatie. Vermeld het uur waarop hij zich de eerste dag dient aan te melden. Geef een overzicht van de eerste dag en de eerste week en vraag of er vragen zijn.
Praktisch kunnen de volgende punten het verschil maken :
- Bereid een map voor met daarin : de administratieve formulieren, informatie over de sociale voordelen van de onderneming en andere noodzakelijke formaliteiten + het beleid inzake human resources van de onderneming.
- Bestel visitekaartjes die de eerste dag kunnen overhandigd worden.
- Zorg ervoor dat het technisch materieel ter beschikking van de medewerkers correct geïnstalleerd en geconfigureerd is.
- Zorg ervoor dat al het meubilair en de kantoorbenodigdheden aanwezig zijn.
Wat elke nieuwkomer moet weten
Er zijn tientallen dingen die nieuwkomers moeten weten. De beste manier om niets over het hoofd te zien is een checklist opmaken.
Vraag medewerkers van uw bureau, vooral zijn die nog niet zo lang bij de onderneming zijn, om u te helpen met deze lijst.
Ideaal is dat de organisatie ook beschikt over een gids voor nieuwkomers, een beknopte brochure met essentiële informatie, bij voorbeeld de belangrijkste producten van de onderneming, een lijst van de personeelsleden (namen, functies, telefoonnummers), de vermelding van de parkings en de eetplaatsen, de openingsuren en een plattegrond van het gebouw, de veiligheidsregels.
Voorzie enkele blanco pagina’s waarop de nieuwkomers nota’s kan nemen.
Een goede raad : overdonder nieuwkomers niet met een intensieve communicatie over de organisatiestructuur, de resultaten, de doelstellingen en de waarden. Zolang hij niet vertrouwd is met zijn onmiddellijke omgeving kan hij die informatie niet verwerken. Ideaal is 1 of zelfs 2 maanden te wachten.
En wat met het eigenlijke werk ?
Er wordt best begonnen met een beschrijving van de functie, de gestelde verwachtingen en suggesties aangaande de prioriteit van de verschillende taken. U kunt bij voorbeeld punt per punt het evaluatieformulier overlopen met de nieuwkomer zodat hij weet hoe hij geëvalueerd zal worden. Leg ook de criteria voor loonsverhoging uit.
- Bespreek het belang van het werk voor dat van andere medewerkers van de dienst en de organisatie in haar geheel. Wees expliciet over de problemen die de organisatie zou ondervinden indien het werk niet goed wordt uitgevoerd.
- Bespreek de persoonlijke verwachtingen en doelstellingen van de nieuwkomer, sta stil bij het beleid van de onderneming inzake promotie en loopbaanontwikkeling.
- Bespreek de aspecten van het werk waarvoor de medewerker bijstand of een opleiding zal nodig hebben.
Euforie van de nieuwkomer in goede banen leiden
Een nieuwe job aanvatten kan aanvoelen als wittebroodsweken en voor een soort euforische stemming zorgen. Wees op uw hoede voor irrealistische beloften die kunnen leiden tot onredelijke verwachtingen.
Vooral de onderneming moet duidelijk zijn over de volgende aspecten :
- Verplichtingen van de medewerkers
- Gedragscode van de onderneming en huisreglement
- Vrijheid van initiatief
- Werkrelaties |
Bronnen :
« La communication interne », Christine Donjean, Edipro
www.camagazine.com
www.lefigaro.fr
|
