|
Word geen virtueel wezen : niets
is eenvoudiger dan een e-mail te sturen in plaats
van rechtstreeks met uw gesprekspartner iets te
bespreken. Maar volgens specialisten « is
het fout te denken dat men een team kan leiden
of efficiënt samenwerken met een netwerk
door uitsluitend e-mails rond te sturen ».
Maak nuttig gebruik van elektronische post, maar
beheer er uw onderneming of netwerk niet mee.
U zult nooit alle personen bereiken die u wenst
te bereiken en uw aanwezigheid is hoe dan ook
onontbeerlijk. In bepaalde ondernemingen communiceren
collega's die slechts op een paar meter van elkaar
werken uitsluitend via e-mail. Hoe kan dat bevorderlijk
zijn voor de goede sfeer?
Stel duidelijke berichten op
– Zeg duidelijk welke acties moeten ondernomen
worden, wat de prioriteiten zijn, wie wat moet
doen. Maak lijsten met bullets of nummers. Voeg
een antwoordknop toe of een ander mechanisme als
u zeker wilt zijn dat iedereen het bericht gelezen
en begrepen heeft.
Zorg voor een doeltreffende opbouw
– De beste opbouw voor een e-mail is een
journalistiek plan. Dat is het meest aangepast
wanneer de lezer hetzij gehaast is, hetzij a priori
weinig gevoelig is voor de boodschap die u wenst
over te brengen. Het bestaat erin om aan het begin
meteen het besluit of de hoofdzaak samen te vatten.
Het rangschikt de elementen van het bericht in
volgorde van belang, van het belangrijkste naar
het minst belangrijkste (en niet omgekeerd zoals
in 90% van de professionele berichten). Hoe nuttiger
en interessanter de lezer de informatie beoordeelt
van bij het begin, hoe verder hij zal lezen.
Leg een doelgroep vast: wie zijn precies de geadresseerden.
Wat zijn hun verwachtingen? Hebben ze de tijd
om het bericht te lezen? Wat weten ze al en wat
moet herhaald worden?
Leg ook een doel vast: alvorens een e-mail te
sturen vraagt u zich af wat het doel is, wat u
wilt bewerkstelligen: informeren, doen handelen,
een antwoord krijgen van de geadresseerde?
Houd het beknopt – E-mails
van meer dan een pagina worden zelden tot het
einde gelezen. Ze worden opzij geschoven tot het
einde van de dag of de volgende morgen. Vergeet
ook niet dat u soms beter uw klavier laat voor
wat het is om de persoon zelf op te zoeken of
even op te bellen.
Moedig de geadresseerden aan om te antwoorden
en om vragen te stellen – dat komt
erop neer dat u de deur van uw bureau openlaat.
Reken niet via e-mail met iemand af
– Beledigende, agressieve of kritische berichten
hebben vaak geen effect en hebben meer negatieve
gevolgen dan een mondelinge uitleg. Men kan agressiever
en berekender zijn in een mail dan in een rechtstreekse
confrontatie of aan de telefoon. Het feit dat
de persoon niet fysiek voor u staat, verlegt de
grenzen van de eigen durf. We mogen ook niet vergeten
dat tot 80% van onze communicatie met de anderen
non verbaal verloopt. Eigenlijk betekent dat een
e-mail slechts voor 20% doeltreffend zou zijn.
Resultaat: conflicten worden op de spits gedreven,
terwijl het net het oplossen van conflicten is
dat tot de beste beslissingen in de onderneming
leidt. Communicatie kan niet teruggebracht worden
tot een eenzijdige informatiestroom, tot tools
of technieken.
Wacht vijf minuten alvorens uw e-mail
te versturen – Vijf minuten wachten
voor het verzenden of het beantwoorden van een
mail, daar zal niemand zich aan storen. In Microsoft
Outlook kan je de verzending van berichten perfect
uitstellen. Als u niet meteen weet hoe u uw bericht
moet formuleren, wacht dan gewoon even. Strek
even de benen of doe eerst iets anders.
Trek dagelijks tijd uit voor het beheer van uw
berichten – Maak tijd om uw berichten te
beantwoorden of delegeer. Wanneer is het te laat
om iemand te antwoorden? Nooit, zorg er alleen
voor dat u een geldig excuus hebt.
Vergeet niet dat een e-mail geen sms is
– Vermijd spellingsfouten of telegramstijl.
Een e-mail is geen sms. U zou een slechte indruk
maken.
Beperk het aantal bijlagen tot het strikt
noodzakelijke – En stop nooit de
essentie van de informatie in een bijlage. Er
is niets vervelender dan een attachment te openen
om een tekst te vinden die net zo goed in de mail
zelf had kunnen staan.
De 10 symptomen van e-mailitis
E-mailitis is een aandoening die men ontwikkelt
door te lang ondergedompeld te blijven in
een virtuele wereld.
U brengt hele dagen voor uw scherm door. U
staat in relatie met onbekenden, u ziet de
wereld door een kabel. Uw affectieve betrokkenheid
staat op een laag pitje. U brengt uw tijd
door met van het ene idee op het andere over
te schakelen, van de ene gesprekspartner naar
de andere, van het ene dossier naar het andere.
Zonder de volgende verslavingsverschijnselen
te vergeten :
1. U bent 12 uur per dag online.
2. U liegt tegen uw vrienden en familie
over de duur van uw verbindingen.
3. U communiceert meer met mensen op een
andere continent dan met uw buren.
4. U antwoordt plichtmatig op uw elektronische
post en laat uw gewone brieven liggen.
5. U vergeet te eten omdat u te druk bezig
bent met surfen.
6. Uw computer is duurder dan uw auto.
7. U zet uw computer aan, eerder dan de
TV.
8. Uw partner vraagt om 3 uur 's nachts,
« wanneer kom je naar bed ? »
9. Uw visitekaartje vermeldt uw e-mail en
de URL van uw webpagina.
10. U besteedt uw vrije tijd aan het lezen
van boeken en magazines over internet en
het uitproberen van nieuwe internetsoftware.
Voor het wekelijks partijtje tennis zegt
u af.
|
Bronnen :
« Ecrire efficace », Isabelle Hamonic-Muller,
Editions Demos
|
|
