Naast assertiviteitstechnieken
om nee te zeggen tegen onterechte vragen, zijn
er ook methodes die u kunnen helpen om achterstand
weg te werken. Door ze systematisch en zonder
onderscheid toe te passen zijn mirakels mogelijk.
Tijd vrijmaken
• Kies vooraf een dag uit om orde te maken
op uw bureau en noteer die met onuitwisbare inkt
in uw agenda. Laat deze 'afspraak' met u zelf
door niets anders verdringen. Behandel dit moment
in uw agenda als een belangrijke vergadering of
een reis van een dag om uit China terug te keren.
• Avonden of weekends zijn verre van ideaal
om achterstand in te halen, omdat het op die momenten
onmogelijk is te delegeren of taken uit te voeren
die enkel tijdens de werkuren kunnen. Wel kunt
u van deze momenten gebruik maken om uw dossiers
voor te bereiden en in uw bureau toe te komen
met de te delegeren taken en de opdrachten die
u zelf moet doen.
• Indien u onmogelijk zoveel tijd in één
keer kunt vrijmaken, is een week lang een uur
vroeger beginnen werken een alternatief. Dat levert
u vijf uur op voordat de anderen toekomen op het
werk met een stortvloed aan vragen. Wees strikt
met u zelf en vermijd om tijdens deze 5 uur iets
anders te doen dan achterstand weg te werken en
orde op zaken te stellen.
Spits u opnieuw toe op uw doelstellingen
Zelfs al beschikt u maar over enkele uurtjes om
achterstand weg te werken, zou u toch even tijd
moeten uittrekken om over dit fundamentele aspect
na te denken. Zo kunt u dringende zaken en prioriteiten
beter inschatten.
Ondanks de vergaderingen, de telefoons, de budgetten,
de informatieaanvragen en de goed te keuren facturen,
mag u niet vergeten dat uw essentiële functie
erin bestaat om de verkoop te ontwikkelen, het
tevredenheidsniveau van uw klanten te verhogen,
de productiviteit te verbeteren en andere managementtaken
uit te voeren waarvoor de onderneming u betaalt.
Als u uw doelstelling niet duidelijk kunt omlijnen,
dan loopt er iets mis in uw onderneming. Uw functieomschrijving
zou explicieter moeten zijn.
Organiseer uw « To Do's »
Zelfs al hebt u zin om onmiddellijk de achterstand
aan te pakken, dan nog moet u de nodige tijd uittrekken
om te plannen. Dat levert op termijn alleen maar
voordeel op.
Vanuit psychologisch oogpunt is het probleem voor
een groot deel te wijten aan het feit dat u de
werkoverlast bekijkt als een ondoorzichtige wolk.
Bepaalde taken zitten in uw computer, andere staan
op papier, andere zijn mondelinge kwesties. Resultaat:
u weet niet meer waar eerst beginnen. Van zodra
u orde hebt gebracht in deze erwtensoep en alles
op een rijtje hebt gezet, zal uw moreel als een
pijl omhoog schieten!
Hoe gaat u te werk?
Begin met alles op papier te zetten.
- Noteer op afzonderlijke vellen de taken die
momenteel enkel in uw hoofd bestaan.
- Print nota's, e-mails en andere nuttige bestanden
af.
- Noteer ook al uw belangrijke verbintenissen
uit uw agenda en vooral de verbintenissen die
een probleem vormen.
- Om te voorkomen dat u overstelpt wordt door
post-it's en losse papiertjes, gebruikt u beter
een schriftje waarin u alle onklasseerbare puntjes
en de ideeën die door uw hoofd wandelen
noteert. Door dit schriftje altijd mee te nemen,
kunt u van elk vrij moment gebruik maken om
in bepaalde punten vooruitgang te boeken.
- Nu kunt u uw vellen rangschikken, één
stapeltje per belangrijke opdracht.
- Klasseer wat overblijft (losse of neventaken
die niet echt een dossier vormen)
"Diverse": als dit stapeltje te hoog
wordt, tracht dan nieuwe dossiers te vormen.
Losse documenten over medewerkers, interimopdrachten
of verplaatsingen van teamleden, kunnen bij
voorbeeld een nieuw dossier "personeelsbeheer"
vormen.
"Weg te gooien": aarzel niet om alles
wat u kunt verticaal te klasseren! Na afloop
van deze sorteeroefening zou u naast uw stapeltjes
"diverse" en "weg te gooien,
een half dozijn of een dozijn belangrijke stapels
en enkele kleinere stapeltjes moeten overhouden.
Bepaal de prioriteiten en dringende zaken
Alvorens de eigenlijke dossiers aan te pakken,
zou u de nodige tijd moeten besteden om ze in
de juiste volgorde te leggen afhankelijk van hun
belangrijkheid of dringendheid.
- Belangrijke dossiers zijn dossiers die u
dichter bij uw doelstellingen brengen. Noteer
op elke takengroep A, B of C. A betekent dat
het dossier rechtstreeks uw doelstellingen dient
en C dat het er niet veel mee te maken heeft.
- Bepaal los van de belangrijkheid de dringendheid.
Eenmaal dit gedaan, klasseert u uw dossiers in
functie van de 2 factoren:
- Dringend en belangrijk
- Dringend
- Belangrijk (A)
- Belangrijk (B)
- Belangrijk (C)
Het is misschien verleidelijk om de taken die
u graag doet bovenaan de lijst te plaatsen en
de taken waar u tegenop ziet onderaan. Loop niet
in die valstrik: wees onbuigzaam objectief inzake
prioriteiten, zoniet geraakt u geen stap verder.
Kies uw actieplan
Nu u weet in welke volgorde u de takengroepen
gaat aanpakken, kunt u tot de actie overgaan.
U beschikt over 4 mogelijkheden.
- Wegwerpen: u hebt reeds bepaalde documenten
afgevoerd, maar u wil niet verder met de groffe
borstel te werk gaan. U hebt geen tijd en plaats
om dingen te doen die niet absoluut noodzakelijk
zijn. Hoe groot is de kans dat u achteraf betreurt
een taak verticaal geklasseerd te hebben? Misschien
één op tien. Beter is dus nu afvoeren
en later de eventuele beperkte gevolgen dragen.
- Delegeren: zie de Spirit van november en
december 2005.
- Uitstellen: als een taak moet gedaan worden,
maar niet dringend is, kunt u ze uiteraard later
doen. Besef wel dat het geen zin heeft om tien
dagen werk uit te stellen tot eind volgende
week als ze zich bij de reeds voorziene werkdruk
zouden voegen.
- Doen: alles wat niet kan weggegooid, gedelegeerd
of uitgesteld worden, moet gedaan worden.
Nog enkele tips om uw programma op te stellen
nadat u gesorteerd hebt volgens de 4 categorieën.
- Begin met het delegeren van alle dringende taken
die gedelegeerd kunnen worden.
- Bepaal welke taken u later kunt delegeren wanneer
uw medewerkers de schok hebben verwerkt van de
stapel dossiers die u hen overmaakt.
- Programmeer dan de dringendste taken, maar,
besteed er niet te veel tijd aan tenzij ze ook
belangrijk zijn.
Hoe schat u de voor elk dossier beschikbare tijd
in? U bekijkt het aantal te behandelen groepen
en de tijd waarover u beschikt. Als u bij voorbeeld
4 uur en 8 groepen hebt, dan kunt u dus gemiddeld
een half uur aan elke groep besteden. Stel bij
door tijd toe te voegen/af te trekken volgens
de specificiteit van elk dossier.
Houd u aan het vastgelegde programma. Als u voorsprong
neemt, zoveel te beter, maar vermijd absoluut
vertraging. Houd geregeld het uur in de gaten
om er zeker van te zijn dat u op schema zit.
|
