Vergaderruimte inrichten

Zo start u met de inrichting van uw vergaderruimte

Tijdens het vergaderen worden veel belangrijke beslissingen genomen. Het is dan ook belangrijk dat uw vergaderingen in de best mogelijke omstandigheden kunnen plaatsvinden. Om deze omstandigheden te creëren is de inrichting van uw vergaderruimte(s) een achterliggende maar bepalende factor. Daarom leggen wij u graag uit hoe u uw vergaderruimte(s) optimaal kan inrichten.

De ideale indeling en opstelling van uw vergaderruimte(s)

Iedere goede inrichting begint met een goede indeling. Zo is het belangrijk om het oppervlak van uw vergaderruimtes ten volle te benutten en ervoor te zorgen dat alle deelnemers genoeg plaats hebben. De algemene richtlijn voor vergaderruimtes is om minstens 2m² per deelnemer te voorzien. Als u een vergadering met 10 deelnemers heeft, gebruikt u dus best een ruimte met een oppervlakte van minstens 20m².

Wat betreft de opstelling is het belangrijk dat u ervoor zorgt dat alle deelnemers elkaar steeds goed kunnen zien, horen en aanspreken. Daarom genieten ronde en ovale tafels in veel vergaderopstellingen de voorkeur. Aan zulke tafels zitten deelnemers namelijk meer naar elkaar gericht. Dit bevordert de algemene communicatie en samenwerking tijdens uw vergaderingen.

Het doel en de setting van uw vergaderingen

Twee andere belangrijke punten voor de inrichting van uw vergaderruimte(s) zijn het doel en de setting van uw vergaderingen. Moet u belangrijke informatie delen met een grotere groep? Dan zijn de eerder vermelde ovale en ronde tafels meer aangeraden. Gaat het eerder om een creatieve brainstormsessie? Dan is een hogere opstelling met krukken en statafels beter geschikt. Of komen er gevoelige thema’s aan bod? Dan is een “warmere” huiskameropstelling met bv. loungezetels wat u zoekt.  

Naast het doel is het ook belangrijk om rekening te houden met de setting van uw vergaderingen. Verlopen uw vergadering in een formele setting? Dan kiest u best voor een afgesloten ruimte waar u de nodige privacy geniet en alle informatie binnen de muren blijft. Heeft u een informelere afspraak op kantoor? Dan kan deze ook doorgaan in een open setting zoals uw zithoek of kantoortuin.  

De juiste look & feel van uw vergaderruimte(s)

Een laatste belangrijke zaak bij de inrichting van uw vergaderruimtes is om de juiste look & feel te creëren. Want de inrichting van uw vergaderruimtes moet uiteraard ook perfect aansluiten bij uw bedrijf. Met een gespecialiseerde partner kan u een volledig inrichting op maat laten maken en kan u zelf de kleuren, stoffen, uitvoeringen, etc.  kiezen van uw vergadermeubilair zoals vergadertafels en -stoelen.